Rimani proattivo, non mollare – Gestire un’attività durante il periodo del coronavirus

Nessuno era preparato alla pandemia di coronavirus che ha colpito tutto il mondo ed ha sicuramente un impatto profondo nella nostra società. In momenti così difficili, è importante che le aziende si uniscono per ridurre al minimo gli effetti socio-economici di questa malattia mortale. Gli effetti a lungo termine possono ridursi al minimo quanto più velocemente si agisce per contenere questa pandemia, così da riportare fiducia nei consumatori.

Con un atteggiamento proattivo possiamo tutti contribuire alla sicurezza e al benessere collettivo dei nostri dipendenti, assicurandoci di fare del nostro meglio per contenere la diffusione di questo virus e proteggere le nostre comunità. Le raccomandazioni dell’Organizzazione Mondiale della Sanità da seguire sono: lavarsi spesso le mani, mantenere le distanze ed evitare di toccarsi il viso.

L’Istituto di ricerca economica e sociale (ESRI) ha pubblicato un rapporto su come le scienze comportamentali possono essere utilizzate per combattere il coronavirus. Alcune delle loro raccomandazioni per affrontare l’auto isolamento sono di rimanere in contatto con gli altri e di mantenere una routine. Come aziende, siamo nella posizione ideale per fornire supporto ai dipendenti, mantenendo alta la produttività e collaborazione, pur con dinamiche lavorative completamente differenti. Considerando il modo in cui la nostra azienda è stata colpita dalla pandemia, abbiamo pensato di condividere alcune delle pratiche che abbiamo messo in atto e delle risorse su cui facciamo affidamento per sostenere i dipendenti. Non ha senso indorare la pillola su quanto sia stato difficile quel periodo, soprattutto per le piccole imprese e in particolare per quelle che si rivolgono al pubblico, ma speriamo di potervi fornire alcune idee utili e pratiche.

L’importanza della comunicazione

La comunicazione è fondamentale per ogni attività e noi di Smarter Surfaces lo sappiamo bene. Nell’attuale clima, mantenere una corretta comunicazione è più importante che mai. Tutti devono essere coinvolti: il tuo team, i tuoi clienti, la tua rete e i tuoi fornitori. Informando, rassicurato e confidando in voi stessi, potrete evitare il panico.

Siamo tutti sottoposti a una grande quantità di disinformazione e in questo lasso di tempo è stato difficile non sentirsi ansiosi o confusi. Come imprenditori, manager e team leader abbiamo la responsabilità di ridurre al minimo i danni di questa situazione, attenuando le paure attraverso una comunicazione corretta, informativa e rassicurante. Per questo motivo, noi di Smarter Surfaces, ci connettiamo ogni mattina per una riunione, in modo che tutti ricevano indicazioni sul resto della giornata e su come gestire questi momenti complessi.

Smart Working

Molte aziende hanno permesso lo smart working, ovvero il poter lavorare da casa e la maggior parte di queste realtà sta affrontando bene questa nuova dinamica. Se non hai ancora permesso ai tuoi dipendenti di lavorare da casa, non c’è motivo per non iniziare ora; la tua azienda continuerà a funzionare e i tuoi dipendenti ti saranno grati per aver dato priorità alla loro sicurezza. Ci sono molti articoli che trattano questo argomento. Se vuoi altre buone ragioni, ecco un’ottima guida su Trello che illustra tutti i vantaggi, le considerazioni e le migliori pratiche del lavoro a distanza.

Come già detto, una parte considerevole del nostro ufficio lavora in smart working, aiutandosi a vicenda a costruire una routine quotidiana che ha portato loro grandi benefici. Assicurati sempre che escano per prendere un po’ d’aria fresca ogni giorno! Quando ci si trova in uno scenario del genere, i dipendenti tendono ad alienarsi e lavorare molto più del dovuto. Questo può spingere le persone a sacrificare le proprie pause e a lavorare tutto il giorno, il che non è positivo per la produttività, quindi ci si deve assicurare che si rispettino gli orari di lavoro.

Rivedere i processi interni

Alcuni dei problemi che dobbiamo affrontare con il lavoro a distanza possono dipendere dalla mancanza di processi adeguati. Questo potrebbe essere un buon momento per esaminare altre aree dell’azienda in cui il vostro approccio potrebbe essere obsoleto o sbagliato. Con i dipendenti che hanno più capacità, potete usare questo tempo per identificare non solo i problemi ma anche le soluzioni e mettere in atto nuovi processi in modo da essere più efficienti al vostro ritorno. Se state cercando una guida passo passo, questo post di ProofHub è un ottimo punto di partenza.

Manutenzione

In combinazione alla revisione dei processi, è possibile che i sistemi operativi o gli apparati elettrici necessitino di manutenzione. Con le dinamiche esterne che stiamo affrontando, questo potrebbe essere il momento perfetto per fare della manutenzione e aggiornamento.

Diversificazione

Tutti gli imprenditori stanno combattendo contro questa crisi mondiale per poter continuare le proprie attività e pagare il personale e i fornitori. Per questo si è reso fondamentale diversificare il lavoro, trovando delle nuove opportunità che possano sostenere l’azienda in questo periodo di turbolenza.

In un articolo del Financial Times, Brendan Greeley ci racconta di una proprietaria di pasticcerie a Seattle, che ha dovuto mandare a casa i suoi 15 lavoratori a contratto, ma con ancora 53 persone alle sue dipendenze, doveva trovare una soluzione. Oltre ad ampliare la sua offerta con la produzione di pane, ha spostato il suo staff di catering e il suo food truck in un servizio di consegna, e presto sarà in grado di prendere ordini online direttamente dal suo sito web.

Per poter continuare a lavorare in questo periodo bisogna pensare fuori dagli schemi ed adattarsi ai cambiamenti, come questa pasticceria che consegna pane direttamente a domicilio. Questo tipo di cambiamento potrebbe essere necessario anche per te, ma ci sono altri modi per diversificare. Ad esempio, associarsi con un’altra attività per completare la propria offerta. Leggi come, per combattere l’isolamento sociale, un ristorante di hamburger irlandese ha trovato una soluzione intelligente per restare aperto e tenere al sicuro i suoi clienti e staff.

Guarda l’esempio di altri imprenditori

Secondo una ricerca del professor Pete Lunn, responsabile dell’Unità di Ricerca Comportamentale dell’ESRI, i dati dimostrano che comportamenti altruistici sono più frequenti quando c’è una comunicazione continua di come aiutarci a vicenda e una forte identità di gruppo, non solo a livello nazionale ma anche in gruppi più piccoli come i luoghi di lavoro, le scuole e le comunità locali.

La situazione attuale è difficile per tutti, ma non sappiamo fino a che punto questo abbia un impatto sugli imprenditori di tutto il mondo. Affidati alla tua rete. Condividi tutto ciò che hai messo in pratica per far andare avanti l’azienda e mantenere il personale motivato. E’ fondamentale che il maggior numero possibile di aziende ce la faccia, in modo che la ripresa sia più immediata.

Se conosci aziende in difficoltà o se la tua è in difficoltà, prendi in considerazione la possibilità di creare un gruppo locale su LinkedIn o Facebook, in modo da avere una rete di supporto a cui appoggiarsi.

Salute e benessere

Con così tante persone che dipendono da imprenditori, manager e team leader, può essere difficile gestire la pressione aggiuntiva di queste responsabilità, che può avere un impatto notevole sulla salute mentale e fisica. Tuttavia, questa pressione aggiuntiva colpisce chiunque: tutti noi viviamo questo stress causato anche dalla consapevolezza che persone care potrebbero essere più a rischio di contrarre il virus. Può aiutare trovando un modo per staccare dai brutti pensieri. Di seguito abbiamo elencato alcuni dei nostri preferiti:

• Non leggere le notizie – alcuni membri del nostro team hanno cancellato app per alcuni giorni per non controllare.
• Cammina, corri, vai in bicicletta o fai una nuotata in mare, mantenendo le distanze: la palestra è chiusa, ma ci sono molti esercizi da fare a casa.
• Rilassati con un po’ di yoga o di meditazione: alcuni usano Headspace.
• Gioca a carte e ai giochi da tavolo
• Guarda qualche film divertente o programma non impegnativo, ma cerca di fare qualcosa di attivo piuttosto che passare l’intera giornata davanti a uno schermo

Prepararsi a tornare in ufficio

Il nostro pensiero su questo è stato duplice. Dobbiamo essere pronti a tornare in ufficio in modo che la transizione sia ben gestita, ma per molte aziende che hanno dovuto implementare rapidamente il lavoro a distanza questo dovrebbe essere un compito leggermente più semplice da gestire.

La cosa più importante per noi è la mentalità di tornare in ufficio, per cui fai sapere al tuo personale che tutto ciò su cui stai lavorando è finalizzato al ritorno in ufficio. Questo può offrire una certa sicurezza al tuo personale. La negatività ci circonderà, ma dobbiamo lavorare per un obiettivo positivo.

In realtà si tratta di far andare avanti l’azienda, ma quando si inizia a parlare di sopravvivenza dell’azienda il discorso può prendere una piega negativa, quindi abbiamo deciso di concentrarci sulla preparazione al ritorno in ufficio in modo da poter mantenere una prospettiva positiva.

Investi nello crescita dei dipendenti

Con l’aumento dei periodi di inattività, il vostro personale potrebbe essere più propenso a rimanere inattivo. Questo potrebbe essere un momento per incoraggiarli a sviluppare le loro conoscenze e competenze, in modo che possano utilizzare questo intervallo per qualcosa di positivo per se stessi e per l’azienda.

LinkedIn Learning ha reso gratuiti alcuni corsi, inclusi consigli su come: rimanere produttivi, costruire relazioni online, utilizzare gli strumenti di riunione virtuale (Microsoft Teams, Skype, BlueJeans, Cisco Webex e Zoom) e bilanciare in modo sano le dinamiche familiari e lavorative. Questi potrebbero essere un buon punto di partenza nelle attuali circostanze per poter tornare un giorno ad incontri dal vivo.

La Cambridge University Press sta mettendo a disposizione gratuitamente i libri di testo per l’istruzione superiore in formato HTML. L’accesso gratuito è disponibile fino alla fine di maggio 2020.

Dobbiamo essere positivi

Stiamo entrando in un periodo molto difficile, ma stiamo assistendo a un caso senza precedenti di persone che si uniscono per un obiettivo comune. Come aziende, dobbiamo pensare a come aiutarci a vicenda, in modo da tornare tutti in ufficio ad un certo punto, anche se in futuro i datori di lavoro permetteranno di lavorare un po’ più da remoto. La missione di Smarter Surfaces è quella di promuovere la collaborazione, il lavoro di squadra e la produttività; oggi più che mai, speriamo che anche altre aziende possano promuoverla perché siamo tutti coinvolti.